KBM 15 Geschäftsprozesse modellieren mit EPK

KBM 15 Geschäftsprozesse modellieren mit EPK

In diesem Modul erlernen Sie die systematische Darstellung und Analyse von Geschäftsprozessen unter Verwendung ereignisgesteuerter Prozessketten (EPK). Sie werden Kern- und Unterstützungsprozesse identifizieren, modellieren und bewerten können. Der Fokus liegt auf der praktischen Anwendung der EPK-Methode zur Visualisierung von Abläufen, der Analyse von Schnittstellen sowie der kontinuierlichen Verbesserung von Geschäftsprozessen im betrieblichen Kontext.

Konzepte und Hintergrund

Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK)

Ein grafisches Modellierungswerkzeug zur Darstellung von Geschäftsprozessen, das Ereignisse, Funktionen, Verzweigungen und Verbindungen als Elemente verwendet, um den logischen Ablauf von Geschäftsprozessen abzubilden.

Kernprozesse

Die primären, wertstiftenden Aktivitäten eines Unternehmens, die direkt zur Erstellung von Produkten oder Dienstleistungen beitragen und den Kundennutzen direkt beeinflussen.

Unterstützungsprozesse

Hilfsfunktionen, die die Kernprozesse ermöglichen, aber keinen direkten Kundennutzen stiften, wie z.B. Personalwesen, IT-Support oder Verwaltung.

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)

Ein systematischer Ansatz zur ständigen Optimierung von Geschäftsprozessen durch regelmäßige Analyse, Messung und Anpassung zur Effizienzsteigerung.

Schnittstellenanalyse

Die Untersuchung der Verbindungspunkte zwischen verschiedenen Prozessen, Abteilungen oder Systemen, um Informations- und Materialflüsse zu optimieren und Reibungsverluste zu minimieren.

Praktische Schritte

1. Prozessziele definieren: Klären Sie den Zweck und die erwarteten Ergebnisse des zu modellierenden Prozesses. Dies schafft die Grundlage für die spätere Bewertung.
2. Prozessgrenzen festlegen: Bestimmen Sie den Start- und Endpunkt des Prozesses sowie die beteiligten Abteilungen und Akteure. Dies schafft einen klaren Rahmen für die Modellierung.
3. Ereignisse identifizieren: Sammeln Sie alle Auslöser für Prozessaktivitäten, die nicht durch vorherige Prozessschritte bedingt sind. Beginnen Sie mit dem ersten Ereignis des Prozesses.
4. Funktionen zuordnen: Ordnen Sie jedem identifizierten Ereignis die zugehörige Funktion zu, die als Reaktion auf das Ereignis ausgeführt wird. Verwenden Sie aktive Verben zur Benennung.
5. Verbindungen herstellen: Verbinden Sie die Funktionen und Ereignisse durch Pfeile, um den Prozessfluss darzustellen. Beachten Sie dabei die Reihenfolge und Abhängigkeiten.
6. Verzweigungen einfügen: Fügen Sie bei Entscheidungs- oder Bedingungspunkten (XOR, OR, AND) die entsprechenden Symbole ein, um alternative Prozesspfade darzustellen.
7. Schnittstellen markieren: Kennzeichnen Sie alle Interaktionspunkte mit anderen Prozessen oder Systemen durch spezielle Symbole oder Farben zur späteren Analyse.
8. Modell validieren: Prüfen Sie das erstellte EPK-Modell auf Vollständigkeit, Konsistenz und Plausibilität durch Beteiligte des Prozesses.
9. Prozess bewerten: Analysieren Sie den modellierten Prozess auf Effizienz, Effektivität und Verbesserungspotenziale anhand definierter Kennzahlen.
10. Optimierung umsetzen: Leiten Sie basierend auf der Bewertung konkrete Maßnahmen zur Prozessverbesserung ab und implementieren Sie diese schrittweise.

Häufige Fallstricke

Weiterführende Ressourcen

• EPK-Modellierung nach ARIS - Arbeitgeberverband
• Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK) - BPMB
• EPK - Haufe Lexikon
• Einführung in die ereignisgesteuerte Prozesskettenmodellierung - Universität Münster
• EPK-Modellierung - Prozessmanagement.net

Wissens-Check

Vier Fragen zur Selbstkontrolle. Klicken Sie jede Frage an, um die richtige Antwort und Erklärung zu sehen.

Was ist der Hauptzweck der ereignisgesteuerten Prozesskette (EPK) in der Geschäftsprozessmodellierung?

• A) Die reine Dokumentation von Organisationsstrukturen
• B) Die grafische Darstellung und Analyse von Geschäftsprozessen
• C) Die Berechnung von Kostenstellen
• D) Die Erstellung von Personalplänen

Richtige Antwort: B. EPK dient der grafischen Darstellung und Analyse von Geschäftsprozessen, nicht der reinen Dokumentation oder anderen Verwaltungsaufgaben.

Welche Prozessart trägt direkt zur Erstellung von Produkten oder Dienstleistungen bei und beeinflusst den Kundennutzen unmittelbar?

• A) Unterstützungsprozess
• B) Managementprozess
• C) Kernprozess
• D) Leitungprozess

Richtige Antwort: C. Kernprozesse sind primäre, wertstiftende Aktivitäten, die direkt zur Erstellung von Produkten oder Dienstleistungen beitragen, während Unterstützungsprozesse nur Hilfsfunktionen darstellen.

Welches Element der EPK löst eine Prozessfunktion aus und markiert den Beginn oder Fortsetzung eines Ablaufs?

• A) Verbindungsregel
• B) Funktion
• C) Ereignis
• D) Verzweigung

Richtige Antwort: C. Ereignisse lösen Funktionen aus und markieren den Beginn oder Fortsetzung eines Ablaufs, während Funktionen die auszuführenden Aktivitäten darstellen.

Was ist das primäre Ziel der kontinuierlichen Verbesserung von Geschäftsprozessen?

• A) Die Erhöhung der Personalanzahl
• B) Die Reduzierung der Prozessdokumentation
• C) Die ständige Optimierung zur Effizienzsteigerung
• D) Die Vereinfachung der Buchhaltungsprozesse

Richtige Antwort: C. Der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) zielt auf die systematische Optimierung von Geschäftsprozessen durch regelmäßige Analyse und Anpassung ab, nicht auf personelle oder dokumentarische Änderungen.